Privacyverklaring

​

Privacyverklaring Spel & Socialisatie vzw

 

Spel & Socialisatie vzw is zich ervan bewust dat u vertrouwen stelt in ons. Wij nemen het beschermen van uw privacy zeer ernstig op. Op deze pagina laten we u weten welke gegevens we verzamelen en waarom.

Daarom hebben wij in lijn met de privacywetgeving -  de Algemene Verordening Gegevensbescherming  (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR) die sinds 25 mei 2018 in voege is getreden - maatregelen genomen om de privacy van onze leden te waarborgen. Met deze verklaring willen we duidelijke en transparante informatie geven over hoe wij als vereniging omgaan met uw persoonsgegevens. Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens van een bestuurs- en clublid, donateur, vrijwilliger en sponsor die door of namens de vzw worden verwerkt.

 

Verplichtingen (basisbeginselen AVG) waar wij ons dienen aan te houden:

• Het bestuur van de Spel & Socialisatie vzw is de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens.

• Spel & Socialisatie vzw zal alleen Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt.Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring.

• Spel & Socialisatie vzw zal verwerking van de persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

• Indien nodig zullen wij zullen om uitdrukkelijke toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

• Wij zullen passende technische en organisatorische maatregelen nemen ter beveiliging van uw persoonsgegevens.

• Wij zullen geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

• Het bestuur is op de hoogte van de rechten aangaande persoonsgegevens van haar leden.Wij zullen deze respecteren en onze leden hierover informeren.

 

 

 

Artikel 1 Doel van de verwerking van de persoonsgegevens ten behoeve van lidmaatschap
De persoonsgegevens, zoals vermeld op het aanmeldingsformulier, worden opgenomen in het ledenbestand van Spel & Socialisatie vzw en verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen :

 

• Ledenadministratie

• De organisatie of het geven van spelklasjes, de deelname aan wandeltochten en/of evenementen, de begeleiding van leden en vrijwilligers.

• Het vastleggen en innen van betalingen en donaties.

• Het behandelen van geschillen en het uitvoeren van een boekhoudkundige controle.

• De uitvoering of toepassing van een wettelijke regeling.

• Communicatie rondom alle relevante aangelegenheden (per e-mail, post, etc.).

• Promotie van Spel & Socialisatie vzw in het algemeen.

 

Artikel 2 Rechtmatigheid van de verwerking

De grondslag voor het verwerken van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van uw lidmaatschap. Bij de ondertekening van de inschrijving en het lezen van deze Privacyverklaring, geeft u toestemming tot verwerking van de verstrekte persoonsgegevens. De privacyverklaring wordt vermeld op de website van de vzw en er ligt steeds een papieren versie ter inzage op de locatie van de spelklasjes.

 

Minderjarigen (jonger dan 16 jaar)

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijk toestemming is gegeven door de ouder of voogd. Foto’s van minderjarige leden op de website mogen in principe alleen gepubliceerd worden als daar toestemming voor is verleend door zijn/ haar ouder of voogd.

 

 

Artikel 3 Welke gegevens worden verzameld

Om uitvoering te kunnen geven aan deze overeenkomst, worden volgende persoonsgegevens gevraagd:

• Naam en voornaam

• ​

• Telefoonnummer (s)

• ​

• Foto/video (zie aparte paragraaf)

 

Persoonsgegevens in de ledenadministratie
Spel & Socialisatie vzw slaat de persoonsgegevens van haar leden op in een computer van de vzw.  Deze gegevens zijn enkel toegankelijk voor de bestuursleden van de vzw.

 

 

 

Foto’s/Video’s van spelklasjes, wandelingen en evenementen

De foto’s en video’s die in opdracht van Spel & Socialisatie vzw gemaakt worden van spelklasjes, wandelingen en evenementen, worden gebruikt voor educatieve en promotiedoeleinden. Bij posters zal - indien dit een close-up of individuele foto betreft - goedkeuring worden gevraagd aan de betrokkene.  De hiervoor genoemde foto’s en video’s kunnen op de website en/ of Facebook pagina worden geplaatst en zijn publiek toegankelijk.

Vanwege het historische karakter wordt aan deze gegevens geen vernietigingstermijn gekoppeld.

Het bestuur is niet verantwoordelijk voor foto’s en video’s die door leden zijn gemaakt en via sociale media worden uitgewisseld.

Onze website/ Facebook pagina wordt ook gebruikt voor het profileren van onze vzw. Dit doen wij door het publiceren van foto’s van onze gebeurtenissen. De grondslag voor het maken en publiceren van foto’s is in principe gebaseerd op toestemming. Personen die toestemming geven voor het maken van een foto, geven daarmee niet per definitie toestemming voor de publicatie ervan. Voor volwassen leden geldt dat beeldmateriaal vrij gepubliceerd mag worden, behalve als de afgebeelde persoon een ‘redelijk belang’ heeft om zich tegen publicatie te verzetten.  Dit kan u kenbaar maken door een bericht te sturen aan info@spelensocialisatie.be  Een van onze bestuursleden zal dan contact met u opnemen.

 

 

Website en het gebruik van Cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die automatisch door een bezochte internetpagina op de computer van een bezoeker worden geplaatst. Voor zover Spel & Socialisatie vzw dergelijke cookies gebruikt, zijn deze slechts bedoeld om de website efficiënter te laten werken en niet om persoonlijke gegevens van de bezoeker en diens individuele internetgebruik te verzamelen. U kunt uw systeem (browser) zo instellen dat deze geen cookies accepteert.

 

 

Artikel 4 Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen doorgeven indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 

Spel & Socialisatie vzw zal geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben of op korte termijn zullen afsluiten, tenzij dit wettelijk is verplicht. In die verwerkersovereenkomst met de dienstverleners van Spel & Socialisatie vzw maken wij afspraken omtrent de beveiliging en correcte verwerking van uw persoonsgegevens zoals in de wetgeving wordt vereist.

 

 

Artikel 5 Beveiliging en geheimhouding

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van onze leden te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of toegang.

• Alle personen die namens het bestuur van Spel & Socialisatie vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gebonden aan geheimhouding daarvan.

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze computer.

• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

 

Artikel 6 Bewaartermijnen en oud-leden

De persoonsgegevens van onze leden worden door Spel & Socialisatie bewaard gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna voor een periode van maximaal 7 jaar (wet op de boekhouding), tenzij door u anders wordt geëist.

 

Artikel 7 Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, wijziging of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij zullen een identiteitscontrole uitvoeren op basis van paspoort- of identiteitskaartgegevens vooraleer wij overgaan tot het uitvoeren van uw verzoek.
U heeft te allen tijde het recht om uw toestemming tot verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken.

 

Vragen / Bezwaar maken
Als u vragen en/ of opmerkingen heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met Spel & Socialisatie vzw door een
e-mail te sturen aan ons bestuur : info@spelensocialisatie.be

 

Indien u van mening bent dat uw vraag of verzoek niet naar behoren door ons wordt afgehandeld, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

 

 
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd bij aanpassing van de werkwijze bij Spel & Socialisatie vzw. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

 

Januari 2019